立替金・実費を記録する

立替金・実費は、運行中に発生した高速代、駐車場代、燃料、待機関連費、宿泊費などを記録する機能です。

記録した立替金は、内容を確認したうえで請求または支払の候補に反映できます。自社負担として残すこともできます。

登録前に確認すること

• 対象の運行
• 種別
• 金額
• 立替者
• 対象停車地
• 領収書
• 税区分、税込/税抜、税率
• 請求または支払へ反映するか

手順

1. 運行一覧を開きます。

2. 立替金・実費を登録する運行を選択します。

3. 立替金・実費で、立替金を追加を開きます。

   

4. 種別、金額、立替者、対象停車地を入力します。

   

5. 必要に応じて、説明と領収書を登録します。

6. 税区分、税込/税抜、税率を確認します。

7. 内容を確認して保存します。

請求・支払に反映する

1. 登録した立替金の内容を確認します。
2. 問題がなければ確定します。
3. 請求/支払に反映を開きます。
4. 上流へ請求する、下流へ支払う、上流請求 + 下流支払、自社負担のいずれかを選択します。
5. 対象取引、反映金額、税区分を確認します。
6. 内容を確認して反映します。

反映後は、収支管理の請求候補または支払候補に進みます。自社負担を選んだ場合、請求・支払候補は作成されません。

登録時のポイント

• 領収書がある場合は、後から確認できるように添付します。
• 立替者がドライバーまたは協力会社の場合は、支払先を誤らないように確認します。
• 上流請求と下流支払は、それぞれ独立した金額と税区分で入力します。
• 確定や反映後は、編集や削除が制限される場合があります。

反映できない場合

• 立替金が確定済みか確認します。
• 対象運行に請求または支払へ反映できる取引があるか確認します。
• 対象取引が取消済み、未承諾、または権限外でないか確認します。
• 締め済みの会計期間に含まれていないか確認します。
• 収支管理を操作できる権限があるか確認します。

反映後の確認は、収支を確認するを確認してください。